Gestión de reuniones

Muchas veces abusamos de las reuniones, incluso perdemos mucho el tiempo en las reuniones…¿Pero no será que no las sabemos gestionar bien?

En una reunión eficaz tienen que combinarse tres aspectos:

Producción de resultados

Cada participante contribuye al resultado de la reunión, por lo cual tiene que producir ideas, analizar, criticar, sugerir y ofrecer soluciones.

Relación entre personas

Las relaciones personales que se establecen entre las personas que van a una reunión pueden facilitar, o por el contrario, bloquear la consecución de los objetivos planteados. Por eso, nunca hay que olvidar que cada participante posee sus propias motivaciones, sistema de valores, percepciones subjetivas,… Trabajar estos aspectos, ser capaz de respetar y comprender a los otros participantes, favorece el desarrollo y los resultados de una reunión.

Organización

La organización se refiere tanto a aspectos previos de la reunión (información necesaria, convocatoria), como al propio desarrollo, donde el papel del director (de la reunión) es clave.

Al mismo tiempo, tenemos que ser capaces de animar la reunión desde su comienzo, si queremos que se produzca implicación y participación y sea productiva.

Las reuniones tienen una serie de ventajas e inconvenientes:

Ventajas

Se fomenta la participación y el trabajo en equipo.
Las decisiones se hacen impersonales, evitando las críticas innecesarias.
Son un instrumento de motivación.
Potencian los resultados al ofrecer una buena oportunidad de intercambio de información.
Se fomentan y mejoran las relaciones interpersonales.
Las decisiones que se toman son mejor comprendidas por todos.
Se comparten objetivos, la sinergia hace que todos los participantes vayan en la misma dirección.
Se potencia la comunicación, tanto formal como informal.

Inconvenientes

Si van demasiadas personas, las decisiones resultan difíciles y se consume mucho tiempo.
Cuando los asistentes desconocen detalles de la misma, las decisiones pueden ser ineficaces.
Si hay falta de tiempo, pueden llegar a tomarse decisiones de manera superficial.
La responsabilidad individual queda diluida.
Es frecuente que se acepte lo que se supone que desea el director de la reunión.
Surgen discusiones e incidentes que hacen perder, en ocasiones, toda la eficacia que podría tener la reunión.
Para conseguir los objetivos es necesaria una preparación previa.
Algunos participantes no intervienen.
Pueden aparecer críticas poco constructivas y problemas de comunicación, así como conflictos interpersonales.
Si el rol que adopta el director no se ajusta a las expectativas de los participantes, puede carecer de eficacia.